BusinessTravelApproval
Business Travel Approval (BTA)
"Business travel" process:
- Find out cost estimate
- Check with the grant holder that the cost is OK
- Check (if applicable) with the course responsible that your travel is compatible with your teaching assignment
- For PhD students: check with your supervisor
- Fill in the new e-form
- (the form will be sent to your line manager for signature and to Tiina for reference)
- Book the travel using the Chalmers (or GU) travel agent.
- Travel! Pay with your Chalmers MasterCard or in other ways, just remember to keep receipts (not needed for food)
- File a travel claim within one month + send in receipts.
- Mortal deadline: after three months the claim is no longer payable.
Links:
- http://www.chalmers.se/insidan/EN/employment/salaries/expenses-travel-expense
- http://www.chalmers.se/insidan/SV/arbetsredskap/resor-hotell-och/efter-resan
- Travel booking @ Chalmers
- For managers: The spreadsheet where the form data gets added
Below: a request to improve the process.
2013-03-15: Till Axel: Önskan om ny process för "Business travel approval"-processen, fakturor, reseräkningar och försäkring
Jag skulle vilja att processen för "business travel approval" gjordes lite smidigare, både för anställda, chefer och verksamhetsstöd. I nuläget skall (i teorin) anställda fylla i en blankett, skriva ut den, skriva under den och lämna till (ibland först handledare eller projektledare och sedan) avd.chef för påskrift. Jag skriver på och lämnad till stödet (i detta fall Jonna) för arkivering. Den kan sedan användas som underlag för projektnummer etc. i samband med fakturahantering och i samband med reseräkningar. Dessutom har den någon slags formell status i samband med försäkringstäckning på resor. (I praktiken saknas många av dessa i teorin underskrivna blanketter och för de som finns är det är dock svårt att söka i detta "register" eftersom det bara finns i pappersform på Jonnas rum.)
Jag skulle vilja att den här processen gjordes elektronisk i mesta möjliga mån. Detta kan göras på flera olika sätt, med olika grad av "global" täckning men jag kan tänka mig att D&IT inte vill ha olika processer på olika avdelningar, därav min fråga till dig.
Ett konkret förslag (som lätt implementeras) är ett "Google Form" http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=87809 där användarna fyller i något som ser ut ungefär som blanketten gör idag men som resulterar i ett kalkylark med uppgifterna i (förutom den anställdes underskrift). Detta kan sedan skrivas ut och skrivas under (så att det kan arkiveras och gälla försäkringsmässigt), men dessutom har vi i så fall ett lätt sökbart (och uppföljningsbart) elektroniskt arkiv av "business approvals". Skulle detta vara tillräckligt ur juridisk synpunkt? (Vi kan också lägga till ett till steg där det utskrivna papperet skrivs under även av resenären ifall det verkligen behövs.) Finns det några administrativa hinder mot att göra något i den här stilen?
Nyfiken,
Links